Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu yleensä Aari Metsä Oy:n ja asiakkaan väliseen sopimukseen. Tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai Aari Metsä Oy:n liiketoimintaan liittyvään muuhun oikeutettuun etuun. Henkilötietojen käsittely saattaa perustua myös suostumukseen. Käytämme tietoja asiakkuuden ylläpitämiseen ja kehittämiseen esimerkiksi, kun haluamme tarjota asiakkaalle palveluita, tuotteita tai yhteistyötä. Tietojen keräämisen perusteena voi olla myös lakisääteiset velvoitteet tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu.
Tietojen keräys
Aari Metsä Oy kerää ja käsittelee asiakkaistaan seuraavia tietoja:
- Yhteystiedot kuten nimi, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Muut yksilöintitiedot, kuten henkilötunnus, y-tunnus ja pankkitilin numero
- Metsätilojen yksilöintiä, omistusta ja käyttöä koskevat tiedot kuten kiinteistötunnus, omistus- ja hallintatiedot, kiinteistörasitteet, kaavoitustiedot ja käytön rajoitukset
- Julkisista tietolähteistä ja asiakkaalta saadut metsätilojen metsävaratiedot
- Asiakkuuden tai yhteydenpidon perusteella saadut myynti-, osto-, tarjous-, puunkorjuu-, kuljetus-, asiakaspalaute-, metsävero- ja metsänhoitotiedot sekä muut aiemmat sopimustiedot
Tietojen käyttö
Pääasiassa käytämme tietoja kaupanteon vaatimiin toimiin, kuten kauppakirjoihin ja valtakirjoihin. Muita käyttötarkoituksia ovat:
- Raportointi ja tilastointi
- Laskutus ja maksujen teko
- Asiakassuhteiden ylläpito ja asiakasviestintä
- Uusasiakashankinta
- Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen
- Maksukykyisyyden tarkastaminen, laskutus ja perintä
- Pakote- ja muiden viranomaislistojen tarkastaminen.
Tietojen saanti
Käsiteltävät tiedot saamme pääosin asiakkailta ja omista tietojärjestelmistä sekä julkisista tietolähteistä, joita ovat erityisesti Metsäkeskuksen ja Maanmittauslaitoksen ylläpitämät tietopalvelut, kartat, paikkatiedot, muista lähteistä saadut julkiset kiinteistö- ja metsävaratiedot sekä osoitetiedot. Saamme tietoa myös yksityisiltä tietopalvelujen tuottajilta, muilta palvelujen tarjoajilta ja erilaisista analytiikkatyökaluista. Tietojen yhdistelemisessä ja käsittelyssä noudatamme henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä.
Tietojen turvaus
Aari Metsä Oy rajoittaa henkilötietojen käyttöä ja suojaa niitä katoamiselta, tahattomalta tuhoutumiselta, väärinkäytöltä ja luvattomalta muuntelulta asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimilla.
Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne Aari Metsä Oy:n palveluksessa olevat ja Aari Metsä Oy:lle palveluita toimittavat henkilöt ja yritykset, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä suorittamiseen tai palvelujen tuottamiseen sopimuksen mukaisesti.
Tietojen säilytys
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siinä tarkoituksessa, jota varten ne on alun perin kerätty. Siihen, miten kauan yksittäisen asiakkaan tietoja säilytetään, vaikuttaa asiakkuuden jatkuvuus, intensiteetti ja sitoumukset. Sen jälkeen, kun asiakassuhde on päättynyt, henkilötietoja säilytetään vielä niin kauan kuin on tarpeen alkuperäisen käyttötarkoituksen vuoksi. Tietoja voidaan säilyttää myös siksi, että Aari Metsä Oy:llä on lainsäädäntöön tai sopimussuhteeseen perustuvia velvoitteita tai oikeuksia.
Tietojen luovutus ja siirtäminen
Aari Metsä Oy luovuttaa tietoja viranomaisille, kun laki velvoittaa siihen tai viranomainen niin määrää.
Aari Metsä Oy voi siirtää tai luovuttaa henkilötietoja niille palvelun toimittajille, jotka tarvitsevat tietoja toimittaessaan Aari Metsä Oy:n liiketoimintaan liittyviä työsuorituksia tai muita palveluja. Palvelun toimittajat ovat tekemissään sopimuksissa sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja ainoastaan tarkoituksen edellyttämässä laajuudessa sekä huolehtimaan tietoturvasta ja tietojen suojaamisesta asianmukaisesti. Palvelun toimittajat poistavat tiedot sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita.
Haluatko rajoittaa tai tarkastaa tietosi?
Rekisteröitynä asiakkaana sinulla on oikeus tarkastaa tietosi milloin tahansa. Yksi pyyntö vuodessa voidaan käsitellä ilman kustannuksia. Voit ottaa meihin yhteyttä ja pyytää saada henkilötietosi tarkastettaviksi. Voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi ja tarkentamaan, mitä tietoja haluat tarkistaa. Sinulla on oikeus oikaista tai täydentää vääriä, epätarkkoja, vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja. Voit pyytää poistamaan henkilötietosi tai rajoittamaan niiden käsittelyä. Tietoja ei kuitenkaan välttämättä kokonaan poisteta, mikäli tietoja edelleen tarvitaan siihen tarkoitukseen, mihin ne on alun perin kerätty. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity kokee, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä. Tilanteissa, joissa henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus perua suostumuksesi milloin tahansa.
Mahdolliset muutokset tietosuojaselosteeseen
Tähän selosteeseen voi tulla tarkennuksia tai muutoksia, jotka johtuvat esimerkiksi säädösten, järjestelmien tai toimintatapojemme muutoksista.
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot:
Aari Metsä Oy, Helsinki
Y-tunnus: 3146593-5
Osoite: Mikonkatu 19 B
Postinro: 00100 Helsinki
Puhelin nro: +358 44 4914207